Skattefri kørselsgodtgørelse kræver mere end en besked fra medarbejderen om, hvor langt bilen har kørt. Du skal kunne dokumentere de enkelte erhvervsture og kontrollere grundlaget, før du udbetaler. I en lille virksomhed ligger udfordringen i detaljerne. Hvilket kundebesøg gjaldt turen, og hvor begyndte den? Var der private kilometer undervejs? Kørebogen skal give konkrete svar, så du kan følge hver tur fra registrering til lønbilag.

Hvornår kan du give skattefri kørselsgodtgørelse?

Medarbejderen skal have kørt i egen bil, men turens karakter afgør, om du kan betale skattefri kørselsgodtgørelse. Kørsel mellem arbejdspladser for samme arbejdsgiver kan være erhvervskørsel. Det gælder for eksempel, når en medarbejder kører fra virksomhedens værksted til en kunde for at udføre en reparation. Et privat indkøb undervejs bliver ikke erhvervskørsel, fordi medarbejderen også bruger bilen til et arbejdsbesøg. En gratis kørebog kan samle oplysningerne om turenes ruter og erhvervsmæssige formål.

Kørsel fra hjemmet til en arbejdsplads kræver særlig opmærksomhed. Efter 60-dages-reglen kan denne kørsel regnes som erhvervskørsel i højst 60 arbejdsdage inden for en periode på 12 måneder. Du kan derfor ikke behandle alle ture fra medarbejderens bopæl til en kunde som erhvervskørsel uden at se på kørslen til det pågældende arbejdssted over tid. Kundens navn på fakturaen fortæller ikke, hvor mange dage medarbejderen allerede har kørt dertil.

Bed medarbejderen skelne mellem ture fra hjemmet og ture mellem arbejdssteder allerede ved registreringen. Når samme adresse går igen, skal du kunne følge arbejdsdagene over tid. En månedsrapport viser ikke altid, om medarbejderen har nået grænsen i den løbende periode.

Private afstikkere skal kunne skelnes fra arbejdsrelateret kørsel. Hvis medarbejderen forlader ruten for at hente en privat pakke, skal de ekstra kilometer holdes uden for godtgørelsen. Aftal derfor, hvordan medarbejderen registrerer afstikkere, så den erhvervsmæssige rute står for sig i kørebogen.

Hvilke oplysninger skal kørebogen indeholde for hver tur?

En brugbar kørebog viser, hvor medarbejderen kørte, og hvorfor turen hørte til arbejdet. Formuleringen »kundebesøg« er for upræcis, hvis virksomheden har flere kunder i samme område. Skriv for eksempel »opmåling til tilbud hos kunde på Havnevej«, og angiv den fulde adresse i rutefeltet. Så kan du forbinde kørslen med en konkret opgave uden at lede i gamle beskeder.

Skattestyrelsen kræver ikke en bestemt blanket. Du kan bruge et regneark eller en digital registrering, hvis oplysningerne giver dig grundlag for at kontrollere godtgørelsen. En rapport med et enkelt layout dur, hvis den rummer de krævede oplysninger, og du kontrollerer dem før udbetaling.

Det samlede bogføringsbilag skal indeholde følgende oplysninger. Det gælder også, når kørebogen og lønberegningen ligger i forskellige dele af dokumentationen:

• Modtagerens navn, adresse og CPR-nummer.
• Datoen for den enkelte tur.
• Turens erhvervsmæssige formål.
• Turens mål og eventuelle delmål med tydelig angivelse af start og slutning.
• Antallet af kørte kilometer.
• Den anvendte kilometersats og den beregnede godtgørelse.

Flere kundestop kan stå som en sammenhængende rute med delmål eller som særskilte ture. Brug en metode, der viser de faktisk kørte strækninger, uden at de samme kilometer optræder flere gange. Når medarbejderen kører fra værkstedet via en kunde til en anden kunde, skal kørebogen vise stoppene i den rækkefølge.

Et tomt formålsfelt efterlader et hul i dokumentationen, selv om medarbejderen har udfyldt dato og kilometer. Formålet er nemmere at beskrive præcist, mens opgaven stadig er frisk i hukommelsen. En kalenderaftale kan hjælpe medarbejderen med at genfinde kundebesøget, men kørselsbilaget skal selv vise den erhvervsmæssige begrundelse.

Hvad skal du kontrollere før udbetalingen?

Du skal kontrollere kørslen, før du udbetaler godtgørelsen. Kontrollen omfatter turens formål og mål, datoen og antallet af kilometer. Du skal også kontrollere beregningen efter satserne og sikre dig, at medarbejderen har kørt i egen bil. En indsendt rapport er ikke det samme som en godkendt rapport.

Virksomhedens oplysninger om opgaverne understøtter kontrollen. Et kundebesøg kan stå på en arbejdsseddel, og et møde kan findes i kalenderen. Sammenhold turene med disse oplysninger, og afklar forskellen, hvis kørebogen viser en anden adresse end arbejdsordren. Kunden kan have flyttet mødet til en anden afdeling, men forklaringen skal være på plads før udbetalingen.

Kilometerantallet skal passe til den registrerede rute. En længere strækning kan skyldes en omkørsel eller et ekstra arbejdsrelateret stop. Hvis årsagen ikke fremgår af turens oplysninger, må medarbejderen forklare afvigelsen. En automatisk beregnet afstand viser ikke altid, hvilken vej medarbejderen faktisk kørte den dag.

Det skal fremgå af virksomhedens bogføringsbilag, at du har kontrolleret oplysningerne. Notér godkendelsen, så du kan knytte den til den konkrete rapport og den periode, du har gennemgået. Retter medarbejderen en tur bagefter, skal du kontrollere det ændrede grundlag før betalingen.

I en lille virksomhed står du måske for både løn og bogføring. Kontrollen tager stadig tid, før du lukker lønkørslen. Opdager du først manglende oplysninger bagefter, kan du være nødt til at afklare grundlaget for et beløb, du allerede har udbetalt.

Hvordan samler du kørebogen og lønberegningen?

Kørebogen beskriver turene, og beregningen omsætter de godkendte kilometer til en godtgørelse. Du skal kunne følge forbindelsen mellem dem. Viser lønbilaget kun et samlet beløb, skal du stadig kunne finde de ture og satser, som beløbet bygger på. Uden den forbindelse kan du ikke se, hvilke kilometer virksomheden har betalt for.

Brug en fast afregningsperiode, for eksempel en kalendermåned, og lad perioden fremgå af rapporten. Så har medarbejderen en tydelig frist, og det materiale, du skal kontrollere, er afgrænset. Ture, som medarbejderen indsender senere, skal beholde deres faktiske kørselsdato, selv om du først behandler dem ved en senere lønkørsel.

Godtgørelsen beregnes ud fra de godkendte erhvervskilometer og den sats, der gælder for afregningen. Et fast månedligt beløb kan ikke erstatte dokumenteret kørsel. Har medarbejderen ikke registreret erhvervsture i en periode, mangler kilometergrundlaget for at beregne skattefri godtgørelse.

I et regneark kan en indsat række falde uden for et sumfelt, og en rettelse kan ændre beløbet efter din første gennemgang. Kontroller derfor, at formlerne omfatter alle godkendte rækker og ikke medregner afviste ture. Gem den endelige version sammen med beregningen, så næste måneds registreringer ikke overskriver grundlaget.

Kun personer med et arbejdsmæssigt behov bør have adgang til bilag med CPR-numre. En fælles mappe med kundemateriale er derfor ikke et passende sted til komplette kørselsbilag. Medarbejderen kan registrere turene uden at dele personoplysninger med kolleger, der kun skal koordinere kundebesøg.

Hvordan indberetter du skattefri kørselsgodtgørelse?

Du indberetter skattefri kørselsgodtgørelse i eIndkomst i felt 48 med indtægtsart 0109. Kontroller lønsystemets opsætning, så den godkendte godtgørelse bliver indberettet i det korrekte felt.

Kan et tomt formålsfelt udfyldes senere?

Ja, medarbejderen kan supplere en mangelfuld registrering, men du skal have oplysningerne og kontrollere dem før udbetalingen. Bed om det konkrete arbejdsformål, og sammenhold det med turens adresse og dato, før du godkender bilaget.